Чат-бот як складова інформаційної логістики в системі менеджменту університету

Abstract

Наразі інформаційні технології відіграють важливу роль у функціонуванні будь-якої організації, зокрема й закладів освіти. Зі зростанням обсягів даних і швидкості обміну інформацією, виникає потреба в ефективному управлінні цими ресурсами. Низький рівень інформаційного забезпечення системи менеджменту може призвести до зниження оперативності рішень, втрати важливої інформації та загального погіршення ефективності діяльності університету. У статті наведено особливості поліпшення організації управління закладом вищої освітина основі засобів сучасної інформаційної логістики. Мета дослідження орієнтована на розроблення та адаптацію механізмів для розвитку інформаційного логістичного забезпечення системи менеджменту сучасного університету, спрямованих на підвищення ефективності управління, мінімізацію впливу людського чинника, оптимізацію адміністративних процесів та покращення якості освітніх послуг. Загальним об’єктом дослідницького пошуку є процес задіяння можливостей штучного інтелекту на основі чат-боту. Це важливо і для поліпшення інформаційної логістики в управлінні діяльністю університетів. Методологія дослідження передбачала використання таких спеціальних методів як анкетування, опитування, інтерв’ювання, SWOT-аналіз, програмування, прогнозування, графічний дизайн та ін. Матеріалами для наукового пошуку стали відкриті дані українських та іноземних університетів. Серед них: Georgia State University (США), University of Bristol (Велика Британія), Національний технічний університет України «Київський політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського» та ін. Основним об’єктом уваги є застосування сучасних інформаційно-комунікаційних технологій в середовищі освітнього менеджменту Дніпровського державного аграрно-економічного університету (Україна). У результаті: проведено анкетування стейкґолдерів щодо їх забезпеченості необхідною інформацією в системі навчання, захищеності 3 інформації та потреби покращувати сучасні засоби комунікації в університеті; запропоновано проєкт схеми впровадження в університетському менеджменті структури комунікації «Колесо 2.0»; узагальнено переваги месенджера «Telegram» як основи для чат-бота в системі освіти; сформовано функціонал особистого кабінету чат-бота університету; розроблено механізм впровадження чат-бота «University Assistent» в месенджері «Telegram». Результати досліджень можуть бути використані в освітньому менеджменті університетів. Currently, information technologies play an important role in the functioning of any organization, including educational institutions. With the growth of data volumes and the speed of information exchange, there is a need for effective management of these resources. A low level of information provision of the management system can lead to a decrease in the efficiency of decisions, the loss of important information and a general deterioration of the university's efficiency. The article describes the features of improving the organization of management of a higher education institution based on the means of modern information logistics. The purpose of the research is focused on the development and adaptation of mechanisms for the formation of information logistics providing of the management system of a modern university, aimed at increasing the efficiency of management, minimizing the influence of the human factor, optimizing administrative processes and improving the quality of educational services. The general object of research is the process of using the capabilities of artificial intelligence based on a chatbot. This is also important for improving information logistics in the management of university activities. The methodology involved the use of such special methods as questionnaires, surveys, interviews, SWOT analysis, programming, forecasting, graphic design, etc. Open data of Ukrainian and foreign universities became materials for scientific research. Among them: 4Georgia State University (USA), University of Bristol (Great Britain), National Technical University of Ukraine "Kyiv Polytechnic Institute" and others. The main object of attention is the application of modern information and communication technologies in the educational management environment of the Dnipro State Agrarian and Economic University (Ukraine). As a result: a stakeholder survey was conducted regarding their provision of necessary information in the education system, information security and the need to improve modern means of communication at the university; the project of the implementation scheme of the "Wheel 2.0" communication structure in university management was proposed; the advantages of the Telegram messenger as a basis for a chatbot in the education system are summarized; the functionality of the personal office of the university chatbot was created; a mechanism for implementing the "University Assistant" chatbot in the "Telegram" messenger was developed. Research results can be used in the educational management of universities.